Kennisdocument

Zorgplan=planning=realisatie, tenzij

28 januari 2026

Zorgplan=planning=realisatie, tenzij  is de standaard registratiewijze binnen de wijkverpleging. Deze registratiestandaard is toepasbaar door zowel gecontracteerde als niet-gecontracteerde aanbieders.

De handreiking registratiestandaard wijkverpleging geeft uitleg over de registratiewijze ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’.  Deze handreiking is niet vrijblijvend. De exacte
invulling zal in de praktijk per organisatie verschillen, afhankelijk van hoe de bedrijfsvoering is ingericht.

De handreiking maakt onderdeel uit van de afspraken die gemaakt zijn in het convenant afschaffen minutenregistratie wijkverpleging.

1. Zorgplan, voortgangsrapportage en dossiervorming

• Voor het werken volgens ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ ligt de basis in de bronregistraties van het primaire zorgproces (zorgdossier).
• De zorginhoud in het zorgdossier is leidend. Voor de verslaglegging hiervan baseren we ons op de richtlijnen van de beroepsgroep. In het kader van deze registratiestandaard wordt niets extra’s vastgelegd en uitgevraagd dan datgene wat in de richtlijnen van de beroepsgroep is vastgelegd. De geleverde zorg is navolgbaar in de vastleggingen binnen het primaire zorgproces terug te vinden.
• Zorgprofessionals werken volgens hun professionele standaarden. De vastlegging in het zorgdossier beperkt zich tot hetgeen in het kader van goede en professionele zorg conform de richtlijnen van de beroepsgroep aan de cliënt noodzakelijk is.

Aandachtspunten

• De basisregistratie en het dossier moeten op orde zijn.
• De indicatie en het daaruit voorkomende zorgplan zijn leidend. Deze worden geleverd conform de geldende standaarden.
• De voortgangsrapportages geeft aan waar het zorgplan wordt gevolgd en wanneer ervan afgeweken moet worden. Dit geldt met name voor niet-structurele afwijkingen.
• Aanpassingen van het zorgplan zijn enkel benodigd bij structurele veranderingen in de zorgvraag.
• Om tot goede registratie te komen, moet de vastlegging goed ingeregeld zijn. Ondersteuning vanuit ICT is hierbij onontbeerlijk.
• Houdt de registratie zo praktisch mogelijk: de grens wanneer de voortgangsrapportage, dan wel het
  zorgplan wordt aangepast kan voor een deel zelf gesteld worden. Mocht iemand bijvoorbeeld 3 weken aangepast zorg nodig hebben, dan is het handig om het zorgplan aan te passen, anders moet de wijkverpleegkundige 3 weken lang iedere dag correcties doorvoeren.

2. Planning (eventueel gecorrigeerd)

De basis voor de declaratie de (gecorrigeerde) planning is. De basis voor deze planning is de tijdsindicatie gebaseerd op het zorgplan en latere input vanuit de daadwerkelijke zorgverlening, waarvoor de zorginhoudelijke onderbouwing terug te vinden is in de voortgangsrapportage.

Uitgangspunten

• Wijzigingen van een structureel karakter worden daarbij vooral prospectief in de planning verwerkt.
• Bedoeling is dat de “tenzij” optie zo weinig mogelijk wordt gebruikt.
• ‘Zorgplan = planning = realisatie’ beoogt geen exacte gelijkheid, maar logische samenhang/navolgbaarheid.
• De kwaliteit van de planning dient zodanig te zijn dat de plussen en de minnen elkaar compenseren en aanpassing naar de werkelijkheid niet nodig is.
• De geplande inzet wordt gedeclareerd en niet achteraf aangepast, behoudens incidenten, calamiteiten en nieuwe cliënten (die niet ingepland waren).

Aandachtspunten

• Essentieel voor een goede planning op basis van het zorgplan, is een koppeling van tijdsinzet met het zorgplan.
• Gezien de complexe inregeling van ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ is een goede softwarematige koppeling van belang. Ook wijzigingen in de planning zijn hier idealiter ‘realtime’ door te voeren.
• Reis- en kantoortijd zijn niet declareerbare tijd. Dit moet in planning en declaratie gescheiden worden.

3. Declaratie

De basis voor de declaratie is de (gecorrigeerde) planning.

Aandachtspunten

• Aangezien de declaratie direct wordt afgeleid van de (gecorrigeerde) planning, ligt de focus in het systeem op een juiste plannings-output. Voor de declaratie is het daarna enkel van belang dat deze planning achteraf goed wordt gefactureerd.
• Voor de meeste zorgaanbieders is het dan ook logisch dat er wordt gewerkt met een automatische, softwarematige koppeling tussen de planningstool en de facturatietool.
• Wanneer de personele verloning van medewerkers is gekoppeld aan de tijdsregistratie, moet de zorgaanbieder dit óf loskoppelen óf regelarm inregelen.

4 . Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB)

Adequate beheersmaatregelen op organisatieniveau vormen een waarborg dat het planningsproces de basis is voor de financiële afwikkeling van de geleverde zorg in de wijkverpleging.

Een goede AO/IB geeft inzicht in de processen van een organisaties, dekt risico’s af, wordt geborgd in de organisatie en is een ‘gebruikershandleiding’ die continue geüpdatet wordt. Meestal bevat een AO/IB in ieder geval de volgende onderdelen:

• Beschrijving van de doelstellingen van de organisatie (inleiding)
• Overzicht van de processen die uitgevoerd worden in de organisatie (breed, gehele organisatie, van zorg tot administratief).
• Overzicht mogelijke risico’s en mogelijke beheersmaatregelen
• Structuur van de Interne Controle (IC)

5. Controle

Er wordt geen verantwoording gevraagd, in het zorgplan, de voortgangsrapportage of op welke wijze dan ook, met feitelijk geleverde minuteninzet, buiten de (gecorrigeerde) planning. De geleverde zorg is navolgbaar in de vastleggingen binnen het primair zorgproces terug te vinden. Dit betreft de zorginhoud en niet de feitelijk geleverde minuteninzet.

Aandachtspunten

• Verzekeraars toetsen in de praktijk het risico of de gedeclareerde uren feitelijk geleverd zijn.
• Zorgverzekeraars toetsen op het juist en gepast (doelmatigheid) gebruik van zorg.
• De NZa is voorstander van het ‘leren en verbeteren’ principe: zorgverzekeraars gaan in gesprek met de zorgaanbieder om de AO/IB te verbeteren. Dit geldt enkel als er al een basis AO/IB beschikbaar is.

Een aantal vragen zijn leidend bij de controles:

• Komt de (gecorrigeerde) planning overeen met het aantal geïndiceerde uren op het zorgplan/indicatie?
• Is de geleverde zorg inhoudelijk navolgbaar in de voortgangsrapportage?
• Komt de inhoud van het dossier en de planning van deze verzekerde overeen met de declaratie?

Door zorgverzekeraars is een controlehandleiding ontwikkeld. Deze controlehandleiding geeft inzage hoe de controles zijn ingericht als de registratiestandaard ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ wordt gebruikt, zodat aanbieders hier in hun organisatie al rekening mee kunnen houden. De controle ziet toe op de vastleggingen in het zorgdossier die aannemelijk maakt dat de gedeclareerde zorg daadwerkelijk geleverd is. De controle vindt trapsgewijs plaats, waarbij de toets op de AO/IB een eerste stap is in het controleproces.

Hulpmiddelen

• FAQ Zorgplan=Planning=Realisatie, Tenzij
• Presentatie Arteria Consulting over z=p=r, tenzij en wat dit betekent voor uw AO/IB (2019)
• FAQ afschaffen minutenregistratie wijkverpleging (Arteria Consulting -2019)
• Whitepaper van NBA-commissie Coziek over welke (aanvullende) interne beheersingsmaatregelen op organisatieniveau aandacht vragen in het kader van de jaarrekeningcontrole.