Kennisdocument

Incidenten en calamiteiten

13 augustus 2025

Als zorgaanbieder moet u ernstige calamiteiten melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dat staat in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). In deze wet staat welke incidenten er gemeld moeten worden. Daarbij gaat het om de wijze waarop incidenten moeten worden gemeld en het betrekken van de relevante personen en deskundigheden bij het onderzoek; ook moet de interne procedure regels bevatten over het zo snel mogelijk vaststellen van te nemen maatregelen en het informeren van mensen daarover. In het tweede lid zijn elementen opgenomen die mede van belang zijn voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

Interne procedure melden incidenten
Om ervoor te zorgen dat de signalen van incidenten zo snel mogelijk worden beoordeeld, zodat snel en adequaat bescherming kan worden geboden of maatregelen kunnen worden genomen, moet u als zorgaanbieder hiervoor een interne VIM-procedure vaststellen. VIM staat voor Veilig Incidenten Melden.

In de Wkkgz worden nadere regels voor zorgaanbieders gesteld ten aanzien van de ‘interne procedure melden incidenten. Artikel 6.1: De interne procedure melden incidenten bevat in elk geval regels inzake de wijze waarop binnen de organisatie:

• Incidenten in kaart worden gebracht en ten behoeve van het uitvoeren van een analyse worden gemeld;
  Incidenten, met inschakeling van de daarbij betrokken zorgverlener, collega’s en andere deskundigen, worden onderzocht;
• Zo snel mogelijk wordt besloten over de basis van het onderzoek van een melding te nemen maatregelen ter waarborging van de kwaliteit van de zorg;
• De betrokken zorgverlener en het betrokken organisatieonderdeel worden ingelicht over de uitkomsten en conclusies van de analyse.

De interne procedure incidenten bevat voorts:

• De aanwijzing van een of meer functionarissen bij wie incidenten worden gemeld;
• De toetreding van verantwoordelijkheden aan de onder a bedoelde en andere functionarissen;
• Uitgangspunten inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder in elk geval het voorkomen van bovenmatige gegevensverwerking, het zo spoedig mogelijk anonimiseren van gegevens en de beveiliging van het meldingssysteem;
• Waarborgen voor de melder en de onder de eerste bullit bedoelde functionarissen tegen gevolgen van het naleven van de interne procedure.

Het is belangrijk dat collega’s bevindingen met elkaar bespreken, ervan leren en zo samen de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren.

VIM werkt goed wanneer de uit de analyse voortvloeiende maatregelen niet gericht zijn op (handelen van) zorgverleners, maar op het verbeteren van het zorgproces. Daardoor neemt de meldingsbereidheid onder de zorgverleners toe. Daarom kent de wet de bepaling dat een disciplinaire maatregel, een bestuurlijke sanctie of een bestuurlijke maatregel niet op gegevens uit het VIM mag worden gebaseerd, behalve wanneer sprake is van een calamiteit of geweld in een zorgrelatie.

Informatie over incidentmeldingen vindt u o.a. bij Gezond voor Beter.

Brochure voor zorgaanbieders: Calamiteiten melden aan de IGJ
De IGJ heeft een brochure gemaakt omdat zij merkten dat er discussie bestaat over calamiteiten en wat er aan de inspectie gemeld moet worden. De brochure moet voor meer duidelijkheid zorgen. In de brochure is het belang van het melden van calamiteiten opgenomen en het onderscheid tussen een calamiteit, complicatie en een incident. Via uw lidmaatschap van Zorgthuisnl kunt u ondersteuning inroepen van Quasir voor het inwinnen van advies, het stellen van vragen en het inhuren van een onafhankelijk onderzoeker calamiteiten op afroep.

Deze brochure kunt u hier downloaden.

Het meldformulier IGJ vindt u hier.

Handreiking ‘’leren van incidenten’’ voor kleine zorgaanbieders
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) stelt eisen aan zorgaanbieders, of ze nu groot of klein zijn. Eén van de eisen die volgt uit de wet is het hebben van een systeem voor het leren van incidenten. VWS heeft nu een specifieke handreiking ontwikkeld. De handreiking is gericht op kleine zorgaanbieders of solistische werkende zorgverleners die zelfstandig een systeem voor het leren van incidenten willen opzetten.

De handreiking kunt u hier downloaden

Strafrechtelijk gebruik gegevens
Gegevens uit de VIM kunnen alleen als strafrechtelijk bewijs worden gebruikt, indien zij redelijkerwijs niet op een andere manier kunnen worden verkregen. Dit betekent dat het OM alleen in zeer uitzonderlijke situaties overgaat tot vordering van informatie uit het VIM, en dan nog alleen als er sprake is van het vermoeden van een ernstig strafbaar feit.