Kennisdocument

Indiensttreding personeel

01 september 2025

Regels voor het laten screenen van sollicitanten
Voor sollicitanten is het steeds makkelijker om via AI nep-diploma’s te genereren. Daarom laten steeds meer werkgevers hun sollicitanten screenen door screeningsbureaus., die bijvoorbeeld diploma’s, werkervaring, identiteitsdocumenten, BIG-registraties (in de zorg) en VOG’s voor u controleren. Screening is echter alleen toegestaan onder onderstaande wettelijke voorwaarden, omdat het zeer ingrijpend kan zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer. De voorwaarden gelden zowel voor u als werkgever, als voor het externe bureau dat u voor de screening inschakelt. Dit zijn de voorwaarden voor screening:

• Er moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) zijn voor de screening. Dit belang is meestal dat de werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat de (toekomstige) werknemer integer en betrouwbaar is.
• De screening moet noodzakelijk zijn. Dit houdt in dat het doel van de screening niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening bereikt kan worden.
• Er geldt een informatieplicht. De werkgever moet de sollicitant (of werknemer) vooraf laten weten dat er een screening zal plaatsvinden en achteraf melden wat de resultaten zijn.
• De werkgever mag de gegevens die uit de screening zijn verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze verkregen zijn.
• Er geldt een bewaarplicht. De werkgever mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. Bovendien moeten de gegevens goed beveiligd zijn.

Checklist administratieve handelingen
Als u een nieuwe medewerker in dienst neemt, dient u een aantal administratieve handelingen uit te voeren. Hieronder een richtlijn.

VOG en vergewisplicht
Voor nieuwe medewerkers die zorg verlenen en anderen die beroepsmatig in contact kunnen komen met cliënten in de sectoren GGZ intramuraal, Wlz-ouderenzorg en gehandicaptenzorg is een VOG verplicht. Ook heeft de werkgever een vergewisplicht. U kunt bijv. referenties opvragen bij een eerdere werkgever, navraag doen bij IGJ en/of een check doen bij het online BIG-register.

Identiteit vaststellen
Voor de eerste werkdag moet u de identiteit van uw werknemer vaststellen. Dat doet u met een van de volgende documenten:

• Nederlands paspoort of een paspoort of ID-kaart van de landen van de EU en de EER. Voor de paspoorten van alle andere landen geldt dat ze een geldige sticker voor verblijf moeten hebben;
• Nederlandse identiteitskaart (voorheen Europese identiteitskaart);
• Nederlands reisdocument voor vluchtelingen;
• Nederlands reisdocument voor vreemdelingen;
• Verblijfsdocumenten en W-document.

U mag de identiteit niet vaststellen met een rijbewijs of een kopie van een identiteitsbewijs. Het identiteitsbewijs moet een origineel en geldig document zijn. U dient het identiteitsbewijs te controleren op geldigheid en op echtheidskenmerken. Voor deze laatste kunt kijken op de volgende website.

Indien u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor het begin van de werkzaamheden. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan.

Kopie identiteitsbewijs bewaren
Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken. Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. De kopie moet u tenminste 5 volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaren. Als de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoeft u uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen.

Zorgplicht
U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Loonadministratie
Nadat u de identiteit heeft vastgesteld, is het van belang dat u een loonadministratie aanlegt, bepaalt wat tot het loon behoort en de juiste premies en belastingen berekent en tijdig afdraagt. Tenslotte moet u de gegevens en administratie bewaren.

U dient een loonstaat per werknemer aan te leggen en diens gegevens voor de loonheffing te verzamelen. Op de site van de Belastingdienst kunt u een model loonstaat downloaden. Ook voor de loonheffing kunt u daar een formulier downloaden wat u de nieuwe medewerker kunt laten invullen.
Aanmelding voor sociale verzekeringen (UWV) wordt verzorgd door de Belastingdienst.

Aanmelding pensioenfonds
Volgens de CAO VVT nemen medewerkers deel in het  Pensioenfonds Zorg en Welzijn. De premieverdeling staat vermeld op de kennisbankpagina CAO VVT onder salarisinformatie.

Herverzekering via Loyalis
In de cao, art. 7.2.5, 7.2.6, 7.2.7, 7.2.8 en 7.2.9 is geregeld dat via de werkgever voor de werknemer een verlengde uitkeringsduur WW en een WGA-hiaatverzekering wordt afgesloten.
Voor de sector VVT loopt die verzekering bij Loyalis. De werkgever heft de verschuldigde premie bij de werknemer en draagt die af aan Loyalis. Lees hier meer over de private aanvulling WW en WGA bij Loyalis.

Introductieprogramma en onboarding
Een introductieprogramma is een systematisch hulpmiddel om de inwerkperiode van een nieuwe medewerker optimaal te laten verlopen.
De ontwikkeling van een introductieprogramma kan bestaan uit de volgende items:

• Schema voor kennismaking met collega’s en management
• Een verdeling/tijdschema maken van de introductiewerkzaamheden
• Een goede structurering aanbrengen in de informatie
• Omschrijven van taken en werkterreinen (functieomschrijving en organigram)
• Verzamelen van (linkjes naar) reglementen, voorschriften en organisatiebeleid
• Verzamelen van documentatie, belangrijke websites en belangrijke telefoonnummers
• Samenstelling van het team, routes, afdelingen
• Bedrijfsmiddelen: fiets, auto, telefoon, ipad
• Klaarleggen van nog in te vullen formulieren
• Inlogcodes diverse systemen

Voor de eerste werkdag is het prettig een programma te hebben:

• Zorg voor opvang
• Vul de laatste formulieren in
• Verstrek beknopte informatie over de organisatie
• Voorstellen van leiding en andere medewerkers
• Bespreking met mentor
• Rondleiding over de afdelingen
• Verstrekken van specifieke informatie over de afdeling (werk, huishoudelijke zaken)
• Toelichting op werktijden, ziekmelden, verlof aanvragen enz.
• Introductie in het team
• Geef een eerste opdracht

Evaluatie

• Houd na een week een evaluatiegesprek
• Evalueer na een maand het inwerktraject
• Herhaal de evaluatie aan het einde van de proeftijd

Maak van elk evaluatiegesprek een verslag. Aan de hand van de verslagen kan het functioneren, opleiden en doorstromen besproken worden.

Waar een introductietraject gericht is op het wegwijs maken van de nieuwe medewerkers in praktische en administratieve zaken en enkele dagen of weken duurt, kunt u dit uitbreiden met een onboardingstraject, dat langer duurt (enkele maanden tot een jaar) en gericht is op inbedding in de organisatie zowel professioneel als sociaal. Omdat daar meer gewerkt wordt aan verbinding met de organisatie(cultuur) en collega’s, kan dit ervoor zorgen dat medewerkers bij u willen blijven werken. Online is nuttige informatie te vinden over het onboarden van nieuwe medewerkers.

Checklist nieuwe medewerkers in de wijkverpleging
In april 2021 heeft Zorgthuisnl in samenwerking met V&VN en ActiZ een korte checklist gemaakt met relevante aandachtspunten voor het inwerken van nieuwe collega’s in de wijkverpleging, ter inspiratie.

Behoud medewerkers
Het kunnen vasthouden van medewerkers is bij de huidige spanning op de arbeidsmarkt van groot belang (binden en boeien). Weet u waarom werknemers bij u vertrekken (exitinterviews), kent u de uitstroomgegevens van uw organisatie? Ziet u iets verontrustends en wat is daaraan te doen? Misschien is het interessant om regelmatig bijeenkomsten te organiseren voor leerlingen, om hen bekend te maken met bijvoorbeeld veilig werken in de zorg, hulpmiddelen om fysieke belasting tegen te gaan (Arbocatalogus VVT), uw scholingsprogramma en de cyclus van jaargesprekken. Kunnen uw werkoverleggen een oppepper gebruiken? Welke thema’s spelen in de zorg, onder uw medewerkers en/of in de organisatie? Hoe is de dialoog tussen medewerker en leidinggevende georganiseerd? Heeft u een ruimte waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en hoe ziet die eruit? Organiseert u een jaarlijkse sportdag? Zijn er team-uitjes?