Kennisdocument

Richtlijnen en vereisten voor nieuwe zorgaanbieders

29 maart 2019

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op kwaliteit en veiligheid bij nieuwe zorgaanbieders in de zorgmarkt. Het werkveld van nieuwe zorgaanbieders is groot. Zorgaanbieders komen en gaan of fuseren. Iedere nieuwe aanbieder kan zich vrijwillig melden via www.nieuwezorgaanbieders.nl.

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) geeft kaders en verplichtingen voor kwalitatief goede zorg. Deze zaken moeten op orde zijn voor dat u start met het verlenen van zorg. Hieronder vindt u een overzicht met hoofdonderwerpen waar de IGJ naar kijkt als het gaat om nieuwe zorgaanbieders. Wanneer de IGJ bij uw organisatie op bezoek komt zal de IGJ hier ook op toetsen. Op onderstaande thema’s bieden wij ondersteuning.

1. Beschikbaar en deskundig personeel

Een zorgaanbieder die goede zorg biedt, zorgt ervoor dat er tijdig, doelmatig en deskundig in de zorg- en ondersteuningsbehoefte van de cliënt wordt voorzien. Dit betekent dat:

• u zorgmedewerkers inzet met de kennis, bevoegdheden en vaardigheden die passen bij de (zorgzwaarte van de) groep cliënten die u zorg wilt bieden;
• u zorgt voor voldoende zorgmedewerkers in verhouding tot het aantal cliënten, het soort cliënten en het soort zorg dat zij nodig hebben. Wilt u bijvoorbeeld 24-uurs zorg bieden, dan moet u aantoonbaar voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar hebben (inhuur of eigen personeel) om dat waar te maken;
• vakinhoudelijke specialisten (eigen of inhuur) in voldoende mate beschikbaar zijn op het moment dat zij nodig zijn bij cliënten met (zeer) intensieve verzorging en/of gedragsregulering;
• u een overzicht heeft van uw in te zetten zorgverleners (inhuur en vast). Per zorgverlener is vastgelegd wat de functie is, wat de bevoegdheden zijn en voor hoeveel fte de medewerker (gemiddeld) per week wordt ingezet;
• uw zorgverleners voldoen aan de functie-eisen en bevoegd (de juiste diploma`s e.d.) en bekwaam (hebben de vaardigheden) zijn om de specifieke taken uit te voeren. De bewijzen van bevoegdheid en bekwaamheid van medewerkers zijn aanwezig of aantoonbaar. Denk daarbij aan zaken als diploma`s, certificaten of afgelegde toetsen bij de inzet van voorbehouden handelingen en indien van toepassing het BIG-nummer.

2. Vergewisplicht en verklaring omtrent gedrag (VOG)

Als zorgaanbieder dient u te controleren of het functioneren in het verleden van de zorgverleners die namens uw organisatie werken, geen bezwaar vormt voor het verlenen van zorg aan uw cliënten. Dit geldt ook voor ZZP’ers en vrijwilligers dien in welke vorm dan ook met cliënten in contact komen. De controle kunt u doen door:

• Navraag te doen bij eerdere werkgevers;
• Navraag te doen bij de IGJ ten aanzien van disfunctioneren;
• De potentiële zorgverlener/vrijwilliger een Verklaring Omtrent Gedrag aan te leveren (voor medewerkers in de Wlz-zorg of intramurale GGZ-zorg is de VOG wettelijk verplicht).
• De lijst zorgverleners met een maatregel op bigregister.nl raadplegen;
• Het Waarschuwingsregister te raadplegen.

In een overzicht of in het personeelsdossier legt u vast welke controles u per zorgverlener heeft uitgevoerd.

3. Afspraken met onderaannemers en vrijwilligers

De zorgaanbieder is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg en de kwaliteit van zowel het eigen personeel als het ingehuurde personeel en vrijwilligers. Het uitgangspunt is dat voor iedereen dezelfde kwaliteitseisen en randvoorwaarden gelden.

4. Voorbehouden en risicovolle handelingen

Risicovolle handelingen zijn handelingen die bij de uitvoering van de handeling risico’s met zich meebrengen voor de cliënt. Voorbehouden handelingen zijn weer een specifieke groep binnen de risicovolle handelingen. Dit zijn handelingen die alleen maar door bepaalde individuele professionals beroepsmatig en onder de juiste voorwaarden mogen worden uitgevoerd. In de Wet BIG worden 14 risicovolle handelingen aangemerkt als voorbehouden.

Wanneer in een organisatie voorbehouden handelingen uitgevoerd worden dan betekent dit dat:

• deze handelingen worden uitgevoerd volgens landelijk geldende richtlijnen, standaarden en daarvan afgeleide protocollen;
• het verzoek van de behandelende arts aan de daadwerkelijke uitvoerder van de handeling aanwezig is (uitvoeringsverzoek). Dit kan een specifiek verzoek zijn in een zorgdossier of een brede raamovereenkomst met de arts;
• de bekwaamheid van de zorgverleners die deze handelingen uitvoeren moet worden onderhouden. U moet de bekwaamheid van deze zorgverleners regelmatig toetsen en zorgen voor (bij)scholing. Onbekwaam maakt onbevoegd. Bekwaam betekent dat de zorgverlener de juiste vaardigheden beheerst om de handeling goed uit te (blijven) voeren. Een zorgverlener is bekwaam als hij de handeling regelmatig uitvoert en inzicht heeft in de effecten van de handeling. De zorgaanbieder moet de bekwaamheid van medewerkers kunnen aantonen door bijvoorbeeld vast te leggen hoe vaak deze handelingen voorkomen of wanneer u mogelijkheden biedt of organiseert om te oefenen en hoe u de bekwaamheid toetst (of laat toetsen).

Voor de verpleging, verzorging en thuiszorg heeft Zorgthuisnl samen met ActiZ, LHV en Verenso een handleiding opgesteld met daarbij een model raamovereenkomst en een model uitvoeringsverzoek.

5. Opleidingsplan

De zorgaanbieder heeft een actueel diploma- en bevoegdheidsoverzicht van alle zorgverleners. De zorgaanbieder heeft daarnaast een opleidingsplan voor (bij)scholing die past bij de ondersteuning en zorg die men verleent aan de cliëntengroepen. Ieder jaar legt de zorgaanbieder vast welke verdieping, herhaling of aanvullende scholing of training er nodig is voor het personeel om de juiste zorg te kunnen blijven verlenen.

Wanneer uw organisatie werkt met BIG-geregistreerde zorgverleners dan dient hun bekwaamheid regelmatig getoetst te worden. Daarnaast dient er in de organisatie aandacht te zijn voor reflectie. In beide kwaliteitskaders is er veel aandacht voor leren en verbeteren.

6. Kwaliteitssysteem

Goede zorg leveren is wat de zorgorganisatie voor ogen heeft. Om dit te (blijven) leveren moet de zorgaanbieder een lerende organisatie zijn en een kwaliteitssysteem opstellen en inrichten. Dit houdt in dat de zorgaanbieder zorgt voor:

• een cyclisch proces van bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg. Beleid dat u bedenkt en uitvoert, wordt steeds geëvalueerd, indien nodig aanpast of bijgesteld en weer uitgevoerd (Plan, Do, Check, Act (PDCA).
• U houdt daarom ook systematisch gegevens bij over uw zorgverlening zodat u die kunt gebruiken bij de evaluatie en toetsing van de kwaliteit van de zorg.
• alle wettelijk verplichte registraties in de zorg.
• goede en voldoende noodzakelijke materialen en, voor zover nodig, bouwkundige voorzieningen zoals bijvoorbeeld thermostaatkranen en tilliften die u regelmatig laat controleren volgens een planning.
• een duidelijke toedeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en afstemmings- en verantwoordingsplichten: wie kan wat en mag wat op welk moment.
• beleidsdocumenten waarin u bovenstaande zaken heeft vastgelegd. Deze documenten hebben een vaststellingsdatum, een evaluatiedatum en een (proces)eigenaar. U heeft deze documenten gebundeld bij elkaar.

Er zijn bestaande kwaliteitsmanagementsystemen zoals HKZ, ISO, PREZO, maar het is voor zorgorganisaties ook mogelijk om een eigen kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten.

7. Uitsluitingscriteria

Bepaalde groepen cliënten binnen de doelgroep van de zorgaanbieder kennen een eigen problematiek. Dit stelt eisen aan de deskundigheid van de zorgprofessionals of bijvoorbeeld aan de accommodatie van de zorgorganisatie. Niet iedere zorgaanbieder kan deze problematiek aan daarom dient de aanbieder vast te leggen wat de grenzen zijn aan de zorg die aangeboden kan worden.

8. Veilig incidenten melden

Iedere zorgaanbieder moet een interne werkwijze hebben die regelt dat medewerkers veilig onzorgvuldigheden, incidenten en calamiteiten kunnen melden. Doel is dat bevindingen worden besproken om er van te leren en zo de zorg of werksituatie te verbeteren. In de werkwijze wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende punten:

• Naar wie de meldingen toe moeten gaan;
• Op welke wijze de meldingen geanalyseerd worden;
• Hoe de organisatie een terugkoppeling geeft aan de melder en/of andere collega’s;
• Het verbeterresultaat.

Naast een document met de werkwijze wordt er ook een meldingsoverzicht bijgehouden.

9. Vrijheidsbeperking of dwang

Vrijheid hoort bij de universele rechten van de mens. Dwang is daarom alleen toegestaan in een instelling die in het WZD-register staat. Voor andere zorgaanbieders geldt dat dit alleen mag worden toegepast in overeenstemming met de cliënt. Ook huisregels of domotica kunnen elementen van vrijheidsbeperking of dwang in zich hebben.

10. Medicatiebeleid

Veilig omgaan met medicatie is een cruciaal onderdeel van goede zorg. Uitgangspunt is dat cliënten hun medicijnen zoveel mogelijk in eigen beheer hebben tenzij dit niet kan of mag. Bij elke nieuwe cliënt wordt bij intake en evaluatie bepaald of het verantwoord is dat hij het medicatiebeheer (deels) zelf regelt en zo ja, hoe dit is bepaald en welke afspraken er zijn gemaakt.

Zorgthuisnl heeft samen met andere landelijke partijen rondom medicatieveiligheid een richtlijn opgesteld ‘Veilige principes’. Uw beleid moet in lijn zijn met deze richtlijn. In het beleid moet ook aandacht zijn voor het medicatieoverzicht, het uitzetten en toedienen van medicatie, de bewaring, de scholing en het omgaan met fouten.

11. Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling

Zorgaanbieders zijn verplicht een meldcode te hebben waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe met signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt omgegaan. De meldcode moet bijdragen aan het zo snel en adequaat mogelijk bieden van hulp. Verder moet u de meldcode onder de aandacht brengen bij de medewerkers en moet het gebruik worden gestimuleerd.

 

U omschrijft de meldcode in een document. De meldcode moet toegeschreven zijn op uw eigen situatie/onderneming. Dit betekent bijvoorbeeld dat de juiste adressen, functie/functionarissen en telefoonnummers zijn opgenomen. U omschrijft ook hoe u de code bij de medewerkers onder de aandacht brengt en houdt. De code moet in ieder geval deze 5 zaken bevatten:

• Hoe worden signalen in kaart gebracht/bijgehouden.
• Hoe worden de signalen en op welk moment met wie gedeeld en besproken. Het eventueel raadplegen van een Veilig Thuis organisatie bij u in de buurt of een deskundige op het gebied van letselduiding wordt hierin ook meegenomen.
• Door wie en op welke wijze worden de gesprekken met de betrokkene(n) gevoerd.
• Hoe worden signalen van mogelijk huiselijk geweld of kindermishandeling gewogen. En dat bij twijfel altijd een Veilig Thuis organisatie bij u in de buurt wordt geraadpleegd.
• Hoe, wanneer en door wie wordt besloten over zelf hulp organiseren of melden.

Op de kennisbank is ook een kennisbankdocument aanwezig over de meldcode.

12. Klachtenregeling

Elke zorgaanbieder moet een klachtenregeling hebben voor een laagdrempelige opvang en afhandeling van klachten, met als doel het bereiken van een zo bevredigend mogelijke oplossing van de klacht. In een document dient een zorgaanbieder te omschrijven hoe de klachtenafhandeling is georganiseerd en hoe men ervoor zorgt dat alle medewerkers hiervan op de hoogte zijn.

Zorgthuisnl heeft voor haar leden een model klachtenreglement geschreven, deze kunt u terug vinden in de kennisbank.

13. Cliëntmedezeggenschap

Cliënten moeten als groep invloed/inspraak hebben op de dagelijkse leef/woon/werkomgeving. De wet stelt dat hiervoor een cliëntenraad wordt ingericht (Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen). In een regeling omschrijft u hoe de medezeggenschap in uw organisatie is vormgegeven. Daarbij is het belangrijk dat cliënten gemakkelijk informatie over medezeggenschap terug kunnen vinden, bijvoorbeeld op de website van de zorgaanbieder.

Soms is het moeilijk om tot een cliëntenraad te komen, o.a. bij kleinschalige zorgaanbieders of binnen de thuiszorg. U moet dan aantoonbaar maken dat u moeite heeft gedaan een cliëntenraad op te richten. Ook moet er wel enige vorm van medezeggenschap mogelijk zijn. Uitgangspunt daarbij is dat het een interactief proces moet zijn, leidend tot invloed op het beleid van uw onderneming. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van huiskameroverleggen (of een andere vorm van bijeenkomst), interactieve nieuwsbrieven, etc. Voorwaarden hierbij zijn: er is sprake van een structureel karakter, het moet op schrift staan en het moet mogelijk zijn voor cliënten om mee te kunnen praten over de onderwerpen waarover ze op grond van de wet mee mogen praten.

14. Zorgdossiers en zorgplan

De zorgorganisatie beschikt over standaarddocumenten/formulieren die worden gebruikt om voor elke cliënt een zorgdossier samen te stellen. Dit kan op papier zijn of digitaal. Dit bevat alle informatie die voor de zorgverlening relevant kan zijn. Voor het zorgdossier gaat het om:

• persoonsgegevens patiënt/cliënt;
• zorgovereenkomst;
• diagnose(s);
• zorgplan;
• naam en toestemming cliëntvertegenwoordiger voor uitvoering zorgplan (indien van toepassing);
• verslag evaluatiegesprekken;
• rapportage;
• verslaglegging ten behoeve van de continuïteit van de dagelijkse zorg en uitvoering van het zorgplan;
• naam behandelend (huis)arts en eventueel andere behandelaars;
• eventuele vrijheidsbeperkingen;
• actueel medicatieoverzicht, wanneer de instelling (een deel van) het medicatieproces overneemt;
• Een, door de apotheker geleverd, actueel medicatieoverzicht met soort medicatie, dosering en tijdstippen van medicatieverstrekking, naam voorschrijvend arts en leverend apotheker;
• uitvoeringsverzoeken indien er sprake is van voorbehouden handelingen;
• in het dossier worden ook aantekeningen gemaakt van de aard en toedracht van incidenten die merkbare gevolgen voor de cliënt hebben, het tijdstip waarop het incident heeft plaatsgevonden en de namen van de betrokkenen bij het incident.

Voor het zorgplan gaat het om:
Dit plan (ook wel behandelplan, leefplan, zorgbeschrijving, ondersteuningsplan of begeleidingsplan genoemd) is onderdeel van het zorgdossier. U maakt in overleg met de cliënt een zorgplan. Dit plan moet er binnen zes weken na de start van de zorgverlening zijn. Hierin komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod:

• Welke doelen worden met betrekking tot de zorgverlening gesteld, gebaseerd op de wensen, mogelijkheden en beperkingen van de cliënt;
• Op welke concrete wijze en binnen welke periode proberen de zorgaanbieder en de cliënt de gestelde doelen te bereiken;
• Wie is er voor de verschillende onderdelen van de zorgverlening verantwoordelijk, op welke wijze er afstemming tussen meerdere zorgverleners plaatsvindt, en wie de cliënt op die afstemming kan aanspreken;
• Hoe vaak, wanneer en onder welke omstandigheden wordt de zorgverlening en de doelen in samenspraak met de cliënt geëvalueerd en geactualiseerd. De uitkomsten moet opgenomen worden in het zorgplan.
• Verder moet het duidelijk zijn dat de cliënt instemt met het zorgplan.

15. Administratie-, declaratie-, informatie-eisen en goed bestuur

Als nieuwe zorgaanbieder is het ook belangrijk dat u weet wat van u verwacht wordt als het gaat om het leveren van goede zorg, maar ook als het gaat om het registreren en declareren van deze zorg. Of het juist en tijdig informeren van uw patiënten. Of om het vormgeven van uw bedrijfsvoering. Op basis van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) heeft de NZa hiervoor regels opgesteld. De NZa ziet ook toe op de naleving hiervan. Meer informatie en alle regelgeving vindt u terug op de website van de NZa.