Kennisdocument

Personeelsadministratie

13 mei 2025

Wie personeel in dienst heeft, moet een personeelsadministratie bijhouden. Zo moet u bijvoorbeeld de identiteit van elke werknemer kunnen aantonen en moet u over getekende arbeidsovereenkomsten beschikken. Het is belangrijk dat de personeelsadministratie zorgvuldig wordt bijgehouden, ook voor de juridische zekerheid. Als een werkgever het functioneren van een werknemer niet documenteert en op een later moment de werknemer wil ontslaan vanwege disfunctioneren, zal hij dat moeilijk kunnen bewijzen. Een werkgever moet ook bij bijvoorbeeld langdurig ziekteverzuim zorgvuldig aan dossieropbouw doen.

Personeelsdossier
Als werkgever neemt u uitsluitend die gegevens op in het personeelsdossier die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over de medewerker kan onderbouwen.
De werkgever mag onder meer de volgende gegevens in het personeelsdossier opnemen:

Persoonlijke gegevens, waaronder

• N-a-w-gegevens
• Kopie van een geldig identiteitsbewijs
• Burgerservicenummer (BSN)
• Sollicitatiebrief en het CV van de medewerker
• Opgaaf gegevens voor de loonheffing
• Kopieën van diploma’s
• Getuigschriften en/of referenties
• Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing, verplicht in de Wlz-ouderenzorg)
• Eventueel werkvergunning en/of verblijfsvergunning

Aanstellingsbrief
Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
Huisreglement (ondertekend)
Functieomschrijving
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Afspraken over opleidingen
Promoties/berispingen/waarschuwingen
Correspondentie met werknemer
Loopbaanontwikkeling
Diverse, zoals geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof), trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner)
Vakantieregistratie per medewerker.
Verzuimfrequentie

Medische gegevens
De werkgever mag medische gegevens in principe niet opnemen in het personeelsdossier.

Strafrechtelijke gegevens
De werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:

• de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
• het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
• de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Vertrouwelijk
Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens. Van belang is dus dat u ervoor zorgt dat dossiers niet door de organisatie gaan ‘zwerven’. Bepaal wie er inzage in heeft en wie het beheer ervan op zich neemt. Persoonsgegevens dienen adequaat beveiligd te zijn.

Tips voor een betrouwbaar personeelsdossier
Medewerkers kunnen schrikken als er zonder hun medeweten gespreksverslagen aan hun personeelsdossier worden toegevoegd. Vooral als zij uitspraken van zichzelf terug zien die ze niet herkennen. Het kan hun vertrouwen in de organisatie aantasten, leiden tot gevoelens van onveiligheid en ziekmeldingen. Het is beter dit te voorkomen. Een open en eerlijke cultuur rondom personeelsdossiers draagt bij aan vertrouwen tussen u en uw medewerkers en de medewerkers onderling.

Drie tips om dit voor elkaar te krijgen:

1. Maak helder welke documenten in het personeelsdossier thuishoren en waarom.
2. Laat medewerkers weten wanneer er iets wordt toegevoegd aan hun dossier en bied ze de mogelijkheid hierop te reageren.
3. Corrigeer tijdig de fouten. Een erkenning of kleine aanpassing kan escalatie en juridische stappen voorkomen.

Algemene verordening gegevensbescherming
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Algemene verordening gegevensbescherming. Daarin staat o.a. op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstekken aan derden:

• als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft);
• als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de belastingdienst);
• Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

Recht op inzage
De werknemer heeft recht op inzage in het gebruik van zijn persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat de werknemer ál zijn persoonsgegevens mag inzien, ook die uit het personeelsdossier. Met een goede motivering kun je bepaalde gegevens wel afschermen. Denk aan informatie die (ook) wat zegt over collega’s, of (delen van) documenten zonder persoonsgegevens. Ook persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende hoeft u niet ter inzage te geven. Na een inzageverzoek,  moet u binnen vier weken een overzicht van de gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens. Is het verzoek ingewikkeld, dan  is de termijn met twee maanden te verlengen. Als de werknemer niet (op tijd) de gevraagde gegevens ontvangt, kan hij via de rechter de afgifte ervan afdwingen.

De werknemer kan u vervolgens vragen de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn voor het doel of de doeleinden van de verweking. Ook op dit verzoek moet u als werkgever binnen vier weken reageren. Op sommige gegevens rust een wettelijke bewaartermijn; daar moet de werkgever zich aan houden en aan een verzoek om verwijdering kan pas na afloop daarvan gehoor gegeven worden.

Voor meer informatie over beveiliging van persoonsgegevens kunt u kijken op de site van de Autoriteit persoonsgegevens.

Bewaartermijnen gegevens personeelsdossier
De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijnen voor het bewaren van werknemersgegevens, maar geeft wel een richtlijn. Gegevens mogen niet langer bewaard blijven dan noodzakelijk is. Er zijn enkele uitzonderingen op deze richtlijn. Zo moet u documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te kunnen voldoen, voor een langere tijd bewaren. Voor de werknemersgegevens in het personeelsdossier gelden de volgende bewaartermijnen:

1 jaar na einde dienstverband
Voor een aantal werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van één jaar. Het gaat om documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
• Curriculum vitae (cv)
• Referenties
• Correspondentie met de sollicitant
• Getuigschriften
• Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
• Psychologisch onderzoek
• Assessments

De gegevens van een sollicitant die u niet heeft aangenomen, dient u binnen vier weken te vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat u de gegevens langer in portefeuille houdt.

2 jaar na einde dienstverband
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:

• De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
• Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
• Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
• Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
• Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
• Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
• Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)

Mocht een werknemer vertrekken wegens een arbeidsconflict, dan kan het verstandig zijn bepaalde gegevens langer te bewaren.

5 jaar na einde dienstverband
De volgende documenten moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren:

• Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
• Kopie van het identiteitsbewijs

7 jaar na einde dienstverband
Gegevens die fiscaal van belang zijn moet u minimaal zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor de volgende gegevens.

• Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
• Datum van indiensttreding
• Salarisadministratie
• Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
• Afstandsverklaring woon-werkverkeer