Kennisdocument

Verplicht meldingen in het kader van de Wkkgz

30 januari 2024

De overheid wil dat iedereen goede zorg krijgt. Om die reden is vanaf 1 januari 2016 de Wet kwaliteit, klachten en geschillen (Wkkgz) ingegaan. In deze wet heeft overheid vastgelegd wat goede zorg inhoud, maar ook wat er moet gebeuren als mensen een klacht hebben over de zorgverlening.
Zorgverleners kunnen leren van klachten en incidenten in de zorgverlening. Doel van deze wet is dan ook om open te zijn over deze klachten en incidenten. Om op die manier de zorgverlening te verbeteren.

Centraal in deze wet staat:

Een betere en snellere aanpak van klachten.

Mensen kunnen vanaf 1 januari 2017 terecht bij een klachtenfunctionaris van een zorgaanbieder. Deze klachtenfunctionaris kan een gesprek op gang brengen tussen een cliënt/vertegenwoordiger van een cliënt en de zorgverlener. Wanneer een gesprek niets op lost, dan kan een cliënt een rechtszaak aanspannen. Echter biedt deze wet ook een alternatief, er kan namelijk een geschilleninstantie bestaan die een bijvoorbeeld uitspraak doet waar zowel de cliënt/vertegenwoordiger van de cliënt en de zorgverlener zich aan moeten houden of er kan een schadevergoeding toegekend worden.

Zorgmedewerkers kunnen veilig incidenten melden

De zorgaanbieders zijn vanaf 1 juli 2016 verplicht om een werkwijze te hebben die regelt dat hun medewerkers veilig incidenten in de zorgverlening kunnen melden. Het doel hiervan is dat collega’s bevindingen met elkaar kunnen bespreken.

Cliënt krijgt een sterkere positie

De cliënt heeft vanaf 1 januari 2016 recht op goede informatie over iets dat niet goed is gegaan in de verleende zorg. De zorgaanbieder moet dit bespreken met de cliënt en dit opnemen in het dossier van de cliënt. Ook heeft de cliënt recht op informatie over de kwaliteit van zorgverlening wanneer de cliënt daarom vraagt.

Uitbreiding meldplicht zorgaanbieders

Vanaf 1 januari 2016 zijn zorgaanbieders verplicht om alle vormen van geweld in de zorgrelatie te melen aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGJ). Net zoals bij het ontslag van een zorgverlener wegens ernstig disfunctioneren en bij calamiteiten.

Zorgaanbieders, fabrikanten en andere officiële instanties kunnen rechtstreeks melden bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Er zijn een aantal onderwerpen waarbij het verplicht is voor de zorgaanbieder om hier een melding van te maken:

Melden van calamiteiten
Melden van geweld in de zorgrelatie
Melden van ontslag bij disfunctioneren

Melden van calamiteiten
Zorgaanbieders zijn verplicht om calamiteiten te melden. De verplichte melding van een calamiteit bevat voorts:

Een feitelijke omschrijving van de calamiteit en de datum waarop deze heeft plaatsgehad;
Een beknopte omschrijving van de acties die door of namens de betrokken zorgaanbieder zijn en zullen worden ondernomen, en de termijn waarbinnen een en ander zal plaatsvinden:
- Om de calamiteit te onderzoeken;
- Ter beperking of tot bevordering van herstel en de gevolgen van de calamiteit;
- Om de cliënt, diens wettelijk vertegenwoordiger of diens nabestaanden in te lichten over de calamiteit, de maatregelen die de zorgaanbieder naar aanleiding van de calamiteit neemt of zal nemen en over de bij de zorgaanbieder aanwezige klachtenbehandeling;
Of de calamiteit in verband met een redelijk vermoeden van het plegen een strafbaar feit ter kennis is of zal worden gebracht van het openbaar ministerie.

De wet verplicht dus zorgaanbieders om calamiteiten te onverwijld te melden aan de Inspectie voor de gezondheidszorg.

De zorgaanbieders en zorgverleners zijn verplicht om de Inspectie alle gegevens – met inbegrip van bijzondere persoonsgegevens – te verstrekken die nodig zijn voor het onderzoeken van een melding.

De Inspectie voor de gezondheidszorg onderzoekt de verplichte meldingen van de zorgaanbieders altijd. In de meeste gevallen geeft de Inspectie daartoe opdracht aan de zorgaanbieders om eigen onderzoek te doen naar de calamiteiten.

Hoe en wanneer melden?
’Een calamiteit, is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid’’.

In de Wkkgz is aangegeven dat zorgaanbieders hiervan een melding moeten maken. Zorgaanbieders kunnen hun melding doen via het digitale formulier verplichte meldingen. Dit formulier is beschikbaar via de website van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (https://www.igj.nl/onderwerpen/calamiteiten/melding-doen-van-een-calamiteit).

Om de melding te kunnen doen via het online formulier kan de zorgaanbieder inloggen met een vestigingsnummer. Dat is het nummer waarmee de vestiging waarover de zorgaanbieder een melding wilt doen staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
De zorgaanbieders en de solistische werkende zorgverleners moeten er zelf voor zorgen dat hun gegevens in het handelsregister juist en actueel zijn. Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij de Kamer van Koophandel, via www.kvk.nl.

Een calamiteit moet de zorgaanbieder binnen 3 werkdagen melden aan de Inspectie. U heeft als zorgaanbieder 6 weken de tijd om vast te stellen of een gebeurtenis een calamiteit is. Wanneer het voor een zorgaanbieder niet altijd direct duidelijk is of er sprake is van een calamiteit dan dient de zorgaanbieder op basis van eigen onderzoek vast te stellen of hier wel of niet sprake van is. Dat eigen onderzoek moet de zorgaanbieder direct starten en zo snel mogelijk afronden. Wanneer de zorgaanbieder twijfelt na 6 weken of het een calamiteit was, dan moet de zorgaanbieder alsnog een melding doen hiervan bij de Inspectie.

Wanneer de zorgaanbieder niet op tijd meldt bij de Inspectie loopt de zorgaanbieder het risico op een bestuurlijke boete.

Melden, onderzoek en IGJ
Na het digitaal melden van een calamiteit ontvangt de zorgaanbieder van de Inspectie een automatische ontvangstbevestiging per e-mail. Als de Inspectie een rapport van de zorgaanbieder verwacht krijgt de zorgaanbieder hierover bericht, hierin wordt ook een termijn vermeld. Met dit rapport kan de zorgaanbieder de calamiteit verder onderzoeken en rapporteren.

De zorgaanbieder kan de Inspectie vragen om de termijn te verlengen van het rapporteren. Deze aanvraag moet de zorgaanbieder dan motiveren. Voorbeelden van een motivatie zijn:

Het gaat om een complexe casus die heeft plaatsgevonden in de zorgketen;
De zorgaanbieder moet deskundigheid van buitenaf inschakelen voor het onderzoek.

Op basis van de motivatie bepaalt de Inspectie of een verlening van de onderzoekstermijn akkoord is. De zorgaanbieder moet de aanvraag voor uitstel wel binnen de door de Inspectie gestelde termijn hebben gedaan.

In de Richtlijn calamiteitenrapportage staat wat de Inspectie verwacht van een zorgaanbieder ten aanzien van de rapportage die de zorginstelling aan de Inspectie stuurt na een calamiteit.

Het onderzoek wordt afgesloten als de Inspectie van oordeel is dat:

Er geen sprake (meer) is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van cliënten;
Het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd;
De nodige maatregelen zijn getroffen.

De zorgaanbieder ontvangt hierover bericht van de Inspectie.

Onderzoek IGZ
In principe verwacht de Inspectie dat de zorgaanbieder de calamiteit onderzoekt.

Toch kan de Inspectie besluiten dit onderzoek zelf te doen. Bijvoorbeeld als het onderzoek van de zorgaanbieder niet voldoet aan de eisen die de Inspectie stelt. Ook kan de aard van de melding aanleiding zijn voor de Inspectie om direct zelf met een onderzoek te starten.

De Inspectie informeert de zorgaanbieder als dit zo is en laat de zorgaanbieder weten wat dan de vervolgstappen zijn.

Beschikbaar stellen van gegevens
Dit hoeft de zorgaanbieder niet te doen, tenzij de bestuurder zich zorgen maakt over het functioneren van één of meer betrokken zorgverleners en de zorgaanbieder vindt dat de Inspectie dit moet weten.
Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van onverantwoord gedrag. Of als een zorgverlener eerder bij een gelijksoortige calamiteit betrokken is geweest. In dat geval vermeldt u de naam, contactgegevens en BIG-nummer van de betrokken zorgverlener.
De Inspectie kan de gegevens van de betrokken zorgverlener(s) later opvragen als zij dit belangrijk vindt voor het onderzoek.

Calamiteiten met overlijden in de ouderenzorg

Met ingang van 1 oktober 2015 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg op 2 punten de voorschriften gewijzigd die gelden bij de behandeling van calamiteiten met overlijden in de ouderenzorg:

De zorgaanbieder moet een externe onafhankelijke voorzitter aanstellen om het onderzoek te leiden;
De Inspectie zal na de melding door de zorgaanbieder contact opnemen met de familie (nabestaanden).

Zorgthuisnl biedt u een externe klachtenfunctionaris via Quasir.

Brochure voor zorgaanbieders: Calamiteiten melden aan de IGJ
De IGJ heeft een brochure gemaakt omdat zij merkten dat er discussie bestaat over calamiteiten en wat er aan de inspectie gemeld moet worden. Daarom heeft de IGJ een brochure gemaakt die voor meer duidelijkheid moet zorgen. In de brochure is het belang van het melden van calamiteiten opgenomen en het onderscheid tussen een calamiteit, complicatie en een incident.

Calamiteiten met overlijden in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en thuiszorg
Voor de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en thuiszorg geldt een aparte procedure voor meldingen waarbij sprak is van overlijden. Bij deze meldingen moet de zorgaanbieder een externe onafhankelijke voorzitter aanstellen om het onderzoek te leiden. Dit bevordert de onafhankelijkheid van het onderzoek en kan het leervermogen van de organisatie versterken. Daarbij verwacht de inspectie dat de zorgaanbieder de nabestaanden actief betrekt bij het onderzoek en de onderzoeksrapportage met hen bespreekt.

Melden van geweld in de zorgrelatie

In de Wkkgz is vastgesteld dat zorgaanbieders verplicht moeten melden bij geweld in de zorgrelatie. De verplichte melding van geweld in de zorgrelatie bevat voorts:

Een feitelijke omschrijving van het geweld en de datum waarop dit heeft plaatsgehad;
De naam, de contactgegevens en de functie van de personen, anders dan de cliënt, jegens wie het geweld is gepleegd, die bij het geweld waren betrokken;
Een beknopte omschrijving van de acties die door of namens de betrokken zorgaanbieder zijn en zullen worden ondernomen, en de termijn waarbinnen een en ander zal plaatsvinden:

In een intramurale setting geldt ook dat er gemeld moet worden als er sprake is van geweld tussen cliënten. Zorgorganisaties hoeven situaties van minder ernstig geweld tussen cliënten onderling niet afzonderlijk te melden, maar dienen deze zelf wel te registreren. Dit is opgenomen in de beleidsregels die verschenen zijn in augustus van dit jaar, zie: https://www.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2017-46305.html.

Om geweld in de zorgrelatie te onderzoeken:

Ter beperking of tot bevordering van herstel van de gevolgen van het geweld;
Om de cliënt jegens wie het geweld is gepleegd of diens wettelijke vertegenwoordiger in te lichten over het geweld, de maatregelen die de zorgaanbieder naar aanleiding daarvan neemt of zal nemen, en over de bij de zorgaanbieder aanwezige klachtbehandeling;
Of het geweld in verband met een redelijk vermoeden van het plegen van een strafbaar feit ter kennis is of zal worden gebracht van het openbaar ministerie.

Situaties waarbij sprake is van geweld binnen een zorgrelatie (waaronder seksueel misbruik) moet de zorgaanbieder onverwijld melden bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Dat is vastgelegd in de Wkkgz.

Hoe en wanneer melden?
Melden bij geweld in zorgrelatie:

Geweld van een zorgverlener jegens een cliënt;
Geweld van een ander persoon die werkt binnen of in opdracht van de zorgaanbieder jegens een cliënt;
Geweld tussen cliënten onderling als zij beiden minimaal een dagdeel in een zorginstelling verblijven.

Volgens de Wkkgz moeten zorgaanbieders alle vormen van geweld in de zorgrelatie melden bij de Inspectie. Geweld in de zorgrelatie is breder van seksueel misbruik of ontucht. Het gaat daarnaast om alle vormen van mishandeling en dwang die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht.

Het maakt niet uit waar het geweld tussen deze personen zicht heeft voorgedaan. De wet omschrijft geweld in een zorgrelatie als volgt:

‘’Seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede geweld jegens een cliënt, door iemand die in dienst of in opdracht van een instelling of opdrachtnemer van een instelling werkzaam is, dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een zorginstelling verblijft’’.

Zorgaanbieders kunnen hun melding doen via het digitale formulier verplichte meldingen.
Om de melding te kunnen doen via het online formulier kan de zorgaanbieder inloggen met een vestigingsnummer. Dat is het nummer waarmee de vestiging waarover de zorgaanbieder een melding wilt doen staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

De zorgaanbieders en de solistische werkende zorgverleners moeten er zelf voor zorgen dat hun gegevens in het handelsregister juist en actueel zijn. Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij de Kamer van Koophandel, via www.kvk.nl.

Situaties waarbij sprake is van geweld in de zorgrelatie, moet de zorgaanbieder binnen 3 werkdagen melden aan de Inspectie. Wanneer de zorgaanbieder twijfelt of dat er sprake was van geweld, dan kan de zorgaanbieder hier onderzoek naar doen. De zorgaanbieder heeft 6 weken de tijd om vast te stellen of er daadwerkelijk sprake was van geweld. Wanneer de zorgaanbieder na het onderzoek nog twijfelt, dan moet de zorgaanbieder dit alsnog melden bij de Inspectie.
Meldt de zorgaanbieder niet of niet op tijd, dan loopt de zorgaanbieder het risico op een bestuurlijke boete.

Melden, onderzoek en IGJ
Nadat de zorgaanbieder het meldingsformulier heeft ingevuld en afgerond, krijgt de zorgaanbieder per mail een automatische ontvangstbevestiging. In deze ontvangstbevestiging kan de Inspectie aan de zorgaanbieder vragen om te rapporteren. Als dat zo is, wordt in de ontvangstbevestiging een termijn genoemd waarbinnen de zorgaanbieder moet rapporteren.

De zorgaanbieder kan de Inspectie vragen om deze termijn te verlengen. Deze aanvraag moet de zorgaanbieder dan motiveren. Voorbeelden van een motivatie zijn:

Het gaat om een complexe casus die heeft plaatsgevonden in de zorgketen;
De zorgaanbieder moet deskundigheid van buitenaf inschakelen voor het onderzoek.

Op basis van de motivatie bepaalt de Inspectie of een verlenging van de onderzoekstermijn akkoord is. De zorgaanbieder moet de aanvraag voor uitstel wel binnen de door de Inspectie gestelde termijn hebben gedaan. Het onderzoek wordt afgesloten als de Inspectie van oordeel is dat:

Er geen sprake (meer) is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van cliënten;
Het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd;
De nodige maatregelen zijn getroffen.

De zorgaanbieder ontvangt hierover een bericht van de Inspectie.

Onderzoek IGJ
In principe verwacht de Inspectie dat de zorgaanbieder zelf onderzoek doet.

De Inspectie informeert de zorgaanbieder als dit zo is en laat de zorgaanbieder weten wat dan de vervolgstappen zijn.

Beschikbaar stellen gegevens
De naam en contactgegevens van de personen die bij het geweld waren betrokken. Van de zorgverleners en andere medewerkers van de zorgaanbieder ook de functie.

Melden van ontslag bij disfunctioneren
In de Wkkgz is besloten dat zorgaanbieders verplicht zijn om te melden wanneer een medewerker ontslagen is vanwege disfunctioneren. De verplichte melding van ontslag in verband met disfunctioneren bevat voorts:

Een feitelijke omschrijving van het ernstig tekortschieten van een zorgverlener dat tot ontslag in verband met disfunctioneren door de zorgaanbieder heeft geleid of de zorgverlener kennelijk aanleiding heeft gegeven de overeenkomst niet voort te zetten;
De naam, contactgegevens en de functie van de betrokken zorgverlener, alsmede in voorkomend geval het nummer, bedoeld in artikel 3, tweede lid, van de Wet op beroepen in de individuele gezondheidszorg, waaronder betrokkene is ingeschreven in het register;
Een beknopte omschrijving van de acties die door of namens de betrokken zorgaanbieder zijn ondernomen om:
- Het functioneren van de zorgverlener met deze te bespreken;
- Diens functioneren te verbeteren;
- In voorkomend geval, de mededeling dat een zaak bij het bevoegde regionale tuchtcollege aanhangig is of zal worden gemaakt.

Hoe en wanneer melden?
Van ontslag wegens disfunctioneren is sprake wanneer een zorgaanbieder vindt dat een zorgverlener ernstig tekort is geschoten in zijn/haar functioneren. En de zorgaanbieder om die reden de overeenkomst met hem/haar heeft opgezegd of niet heeft voortgezet.
Het maakt daarbij niet uit wat de aard van de overeenkomst was, bijvoorbeeld een arbeidscontract, een samenwerkingsovereenkomst of een opdracht.

Ook de opzegging van de zorgverlener wegens geconstateerd ernstig tekortschieten is de zorgaanbieder verplicht te melden bij de Inspectie.

Wat is dan ernstig tekortschieten?
Dat hangt af van de feiten en van de beoordeling van de zorgaanbieder. Meldt de zorgaanbieder in elk geval als de zorgaanbieder van mening is dat er sprake is van een situatie die voor de veiligheid van cliënten of de zorg een ernstige bedreiging kan betekenen, als de zorgaanbieder aanwijzingen heeft dat de zorgverlener mogelijk strafbare feiten heeft gepleegd, of als de zorgaanbieder aanwijzingen heeft dat lichamelijke of psychische ziekte of verslaving een rol speelt in het ernstig tekortschieten van de zorgverlener.

Zorgaanbieders kunnen hun melding doen via het digitale formulier verplichte meldingen. Dit formulier is beschikbaar via de website van de Inspectie voor de Gezondheidszorg

Melden van medewerkers
Alleen het ontslag van (betaalde) zorgverleners valt onder deze verplichte melding.
Situaties van ernstig tekortschieten bij vrijwilligers en stagiaires en medewerkers die geen zorg verlenen vallen niet onder de verplichte melding.
De Inspectie ontvangt de melding van deze situatie wel als ‘andere melding’.

Melden, onderzoek en IGJ
Een ontslag wegens disfunctioneren moet een zorgaanbieder binnen 3 werkdagen melden nadat de zorgaanbieder het ontslag heeft aangezegd aan de zorgverlener, of nadat de zorgverlener zelf ontslag heeft genomen.
Nadat de zorgaanbieder de melding heeft gedaan ontvangt de zorgaanbieder van de Inspectie een automatische ontvangstbevestiging.

Vervolgens start de Inspectie een onderzoek. Daarbij nodigt zij in ieder geval de betrokken zorgverlener binnen 4 weken uit voor een gesprek. Als zorgverlener een beroep uitoefent dat niet onder artikel 3 van de wet BIG valt dan kan de Inspectie nader onderzoek achterwege laten.
Tenzij de Inspectie op basis van de meldingen gegronde redenen heeft aan te nemen dat er een ernstig risico is voor de veiligheid van cliënten of de zorgverlening in het algemeen.

Het onderzoek wordt afgesloten als de Inspectie van oordeel is dat:

Er geen sprake is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van cliënten;
Er ten aanzien van de betrokken zorgverlener sprake is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van cliënten of van de zorg en een rapport met deze conclusie is vastgesteld.

Nieuwe medewerkers
Een nieuwe werkgever kan zo nodig bij de Inspectie navraag doen of een potentiële medewerker ooit ontslagen is wegens ernstig disfunctioneren.
De werkgever kan in dat geval contact opnemen met de vorige werkgever om nadere informatie in te winnen. Op basis van deze informatie kan de nieuwe werkgever adequate begeleiding en toezicht voor de medewerker regelen of besluiten geen arbeidsverhouding aan te gaan.

Inloggen Ledennet

Verplicht meldingen in het kader van de Wkkgz