Werkkostenregeling (WKR)
10 juli 2025Hoe zit het ook al weer met de werkkostenregeling (WKR)?
Als hoofdregel van de WKR geldt dat alles wat een werkgever aan de werknemer geeft of ter beschikking stelt, belast loon vormt. De werkgever bepaalt vervolgens wie de belasting betaalt: de werknemer of de werkgever. Als de werkgever ervoor kiest de belasting te betalen, dan past hij de werkkostenregeling toe.
De werkgever mag niet onbeperkt allerlei beloningen onder de WKR brengen, sommige vormen van loon (bijvoorbeeld de bijtelling wegens het privégebruik van een auto van de zaak) moeten altijd werknemersloon blijven waardoor de werknemer daarover belasting betaalt.
Als de werkgever de werkkostenregeling toepast dan gelden er gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen voor specifieke beloningen. Zo geldt er een gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoedingen van € 0,23 per kilometer (bedrag 2025) en mag koffie of thee die de werknemer op kantoor geniet op nihil gewaardeerd worden.
Als er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt, dan komt het loonvoordeel ten laste van de zogeheten vrije ruimte. Pas als de werkgever die overschrijdt moet er 80% belasting betaald worden. Voor beloningen die ten laste van de vrije ruimte komen, geldt dat het gebruikelijk moet zijn dat de werkgever de belasting voor zijn rekening neemt. U kunt dus niet zomaar alle beloningen onder de WKR brengen.
Gebruikelijkheid en doelmatigheidsgrens Werkkostenregeling (WKR)
Als werkgever kunt u per jaar maximaal € 2.400 per werknemer ten laste brengen van de vrije ruimte. Voor beloningen die ten laste van de vrije ruimte komen, geldt dat het gebruikelijk moet zijn dat de werkgever de belasting voor zijn rekening neemt. Voor dit bedrag staat de gebruikelijkheid bij de Belastingdienst niet ter discussie. Deze zogenoemde doelmatigheidsgrens is onlangs door de Belastingdienst verduidelijkt: de doelmatigheidsgrens geldt alleen voor beloningen waarvan niet bij voorbaat vaststaat dat die gebruikelijk zijn. Alleen als onduidelijk is of het gebruikelijk is dat de werkgever belasting betaalt over een loonvoordeel, dan komt de € 2.400-grens in beeld. Zo hoeft een werkgever die een kerstpakket in de vrije ruimte onderbrengt -wat zeer gebruikelijk is-, de waarde daarvan niet mee te tellen bij het beoordelen of de € 2.400-grens wordt overschreden.
Op de website van de Belastingdienst leest u de uitleg en de toepassing aan de hand van een aantal voorbeelden van beloningen die u onder de WKR mag brengen.